Dlaczego tak bardzo chcemy wycisnąć to, co najbardziej wartościowe w najkrótszym możliwym czasie?

Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. Bo odpowiedź zależeć będzie prawdopodobnie od motywu każdego z nas.

  • Ci, którym zależy na osiągnięciu pasywnego dochodu i szybkiej emeryturze prawdopodobnie będą pędzić z pracą – muszą w końcu w 5-10 lat zrobić to co inni mają zaplanowane na lat 30.
  • Świeżo upieczone mamy zawalone nagle ogromem nigdy nie kończących się domowych obowiązków uczą się jak wybierać to co najważniejsze i wykorzystywać skutecznie każdą chwilę kiedy ich dziecko ma drzemkę, albo spędza czas w przedszkolu.
  • Ci, którym udało się wyrwać z wyścigu szczurów pragną robić w końcu to o czym marzyli całe życie i rozwijać swój nowy biznes zrodzony z pasji ale zachowując przy tym balans pomiędzy pracą a życiem prywatnym.
  • A ci, którzy odkryli w sobie potrzebę spowolnienia obrotów i zamieszkania w głuchej wsi, po to by żyć bliżej z naturą, sobą i światem, chcą pracować mniej żeby mieć więcej czasu na czerpanie przyjemności z życia.

Takich przykładów mogą być jeszcze setki, ale prawda jest taka, że

sens większej produktywności w życiu oraz szacunek do własnego, cennego czasu stały się nareszcie ważne dla wielu z nas.

A ponieważ technologia to nasz sprzymierzeniec jeśli potrafimy z niej korzystać z głową, to warto przyjrzeć się co oferują nam nasze smartfony i laptopy. A konkretnie aplikacje, które możemy dzięki nim wykorzystywać, do tego, żeby łatwiej, szybciej, bardziej efektywnie zarządzać niezbędnymi dla naszej przyszłości dwudziestoma procentami naszego czasu, który pracuje dla nas bardziej niż pozostałe osiemdziesiąt procent.

Aplikacje podzieliłam na kilka kategorii. Większość z nich przetestowałam na własnej skórze, ale jeśli tego nie zrobiłam to znajdziesz opis z informacją dlaczego.

Panowanie nad skrzynką mejlową

Image result for yeswareTracking, planowanie i analiza emaili wychodzących – to bardzo ogólny opis. Bo ta aplikacja ma ogrom możliwości bardzo ciekawych szczególnie dla osób zajmujących się zarządzaniem projektami albo sprzedażą. Możemy np sprawdzić kiedy dokładnie email wysłany przez nas został otworzony przez odbiorcę, w które linki odbiorca kliknął. Możemy do tego ustawić sobie przypomnienie, że nie otrzymalismy jeszcze na tą wiadomość odpowiedzi. Możemy zaplanować wysyłkę wiadomości z przyszłą datą i godziną. I więcej. Aplikacja współpracuje z Gmail i Outlook, oraz synchronizuje się z Salesforce.
Płatna, okres próbny za darmo. Nie korzystam, wykorzystałam tylko okres próbny – nie potrzebuję tak zaawansowanej aplikacji do śledzenia wiadomości.

Image result for sidekick emailTracking i planowanie emaili (wkrótce) – aplikacja podobna do Yesware, ale o dużo mniejszych możliwościach. Dzięki niej widzę (powiadomienie) kiedy ktoś otwiera wiadomość ode mnie, lub mogę sprawdzić o jakiej godzinie ją przeczytał (panel zarządzania). Planowanie mejli jest zapowiedziane jako opcja dostępna niedługo.
Bezpłatna do 200 emaili miesięcznie. Powyżej płatna. Korzystam z wersji bezpłatnej, która zwykle wystarcza mi na cały miesiąc, czasem kończy się kilka dni przed końcem miesiąca.

Image result for mailboxapp logoSegregowanie wiadomości, lista zadań z emaili – pomaga osiągnąć stan „inbox zero” dzięki łatwemu segregowaniu wiadomości w kategorie. Każdą wiadomość można także opatrzyć terminem przez co stanie się zadaniem do wykonania (z przypomnieniem). Bardzo łatwa w obsłudze. Bezpłatna. Nie korzystam, tylko dlatego, że nie mam tak dużej ilości biznesowej korespondencji, nad którą musiałabym zapanować.

Zrzut ekranu 2015-11-12 00.49.57

Zarządzanie skrzynką mejlową, lista zadań GTD, text expander – nie używałam nigdy tej aplikacji, ale wrzucam ją w zestawienie ponieważ zainteresowała mnie opcja współpracy z textekspanderem. Działa to tak, że możesz mieć dowolną ilość przygotowanych wcześniej standardowych odpowiedzi na powtarzające się mejle i wklejać je w nową wiadomość za pomocą ustalonych kombinacji klawiszy.
Płatna około 7$. Nie korzystam, ale gdybym prowadziła np sklep online i miałabym dużo powtarzającej się poczty to na pewno wzięłabym pod uwagę.

Wypisywanie się z newsletterów, kontrola spamu. Jeśli masz za dużo wiadomości, z którymi nie wiesz co robić ale niekoniecznie chcesz je wrzucać do spamu, możesz użyć opcji unroll, dzięki, której wylądują one w specjalnym folderze. Hurtowo możesz też całkowicie wypisać się z niechcianej korespondencji – aplikacja załatwi to za Ciebie.
Bezpłatna, korzystam od bardzo dawna.

Produktywność i skupienie

Image result for coffitivity.com logoDźwięki pomagające się skupić przy pracy. Myślałam, że polecę Wam tylko moje ulubione Coffitiviti, ale akurat przed momentem, na blogu One Little Smile wpadłam na świetne zestawienie aż 8 różnych stron z takimi dźwiękami, więc do wyboru do koloru.
Darmowe i oczywiście używam!

E.ggTimer.com_

Timer, kontrola czasu pracy. Zawiera już gotowe opcje do wyboru tj. timer do techniki pomodoro, ale też można samemu ustalić sobie czas pracy.
Bezpłatna, korzystam.

Image result for rescue time logo

Kontrola czasu pracy na komputerze. Śledzi naszą pracę i co tydzień dostarcza szczegółowy raport ile czasu spędziliśmy na każdej ze stron i czynności. Możemy ustalić swoje cele oraz określić strony produktywne i nieproduktywne. Pomaga poznać swoje nawyki, sprawdzić gdzie czas nam ucieka, lepiej się kontrolować i być bardziej wydajnym.
Bezpłatna w wersji podstawowej, w wersji płatnej może np. blokować strony, które ustawimy jako rozpraszające, korzystam z wersji podstawowej.

Zarządzanie listą zadań

pobrane

Lista zadań z kalendarzem terminów. Prosta w obsłudze, ale wystarczająco rozbudowana aplikacja na wszystkie możliwe urządzenia z synchronizacją online. Wyróżnia się tym, że zbieramy punkty za osiągnięcie swojego dziennego celu i pniemy się do góry po stopniach prowadzących do tytułu guru produktywności (element motywujący).
Bezpłatna w podstawowej wersji, z takiej też wersji korzystam i mi wystarcza.

Image result for nozbe logoZarządzanie zadaniami na zasadach GTD. Synchronizacja, wersja na wszystkie urządzenia, współdzielenie zadań i projektów. Współpraca z Evernote, Dropboxem, kalendarzem Google. Zaawansowana ale prosta w obsłudze.
Bezpłatna do 5 projektów. Niestety 5 projektów to niewiele, nawet przy małych potrzebach. Ale warto zapłacić, aplikacja spełnia swoje zadanie jeśli korzysta się z niej systematycznie. Aktualnie nie korzystam, ale korzystałam z wersji płatnej gdy miałam dłuższą listę zadań i współpracowników.

Image result for teuxdeux.com logoLista zadań w ciekawym ujęciu tygodniowym. Bardzo prosta w obsłudze co jest jej głównym atutem.
Bezpłatna przez 30 dni, później płatna. Wykorzystałam wersję próbną ale aktualnie nie używam.

Notowanie

Image result for evernote logo

Przechowywanie i tworzenie notatek. Jednak trudno w jednym zdaniu byłoby opisać czym tak naprawdę jest evernote. Długo nie potrafiłam zrozumieć fenomenu tego programu, teraz nie wyobrażam sobie zarządzania i organizacji moich notatek bez niego. Zbieram w nim wszystkie pomysły, ważne dokumenty, przepisy, wycinki artykułów, notatki głosowe – po prostu wszystko. System katalogowania i oznaczania gwarantuje, że nic nigdy nie zginie i łatwo odnaleźć każdą z przechowywanych informacji.
Bezpłatna w wersji podstawowej, wersja premium płatna. Korzystam z wersji premium.

pobrane (1)

Notes. Trafiłam na tą aplikację dopiero co i widzę, że jest polecana i dobrze oceniana. Opisywana jest jako bardzo prosta aplikacja do tworzenia notatek, czegoś takiego właśnie szukałam, więc na pewno ją wypróbuję. Dostępna na wszystkie platformy, synchronizuje się i ma backup.
Darmowa, nie korzystam, ale zamierzam.

Prowadzenie projektów

Image result for doodle.com logoUstalanie terminu spotkania. Proste narzędzie dzięki któremu możemy znaleźć termin odpowiadający wszystkim uczestnikom spotkania, bez chodzenia od osoby do osoby i ciągłych zmian. Wpisujemy wszystkie możliwe terminy, wysyłamy link do zainteresowanych i czekamy na ich odpowiedzi. I gotowe.
Bezpłatna w najprostszej wersji, która wystarczy do prostego planowania spotkań w zupełności. Korzystam.

Image result for asana

Zarządzanie projektami. Tworzenie list zadań, notatek, szkiców, komunikacja w zespole. Jedna z najbardziej popularnych, ale też chyba z najbardziej intuicyjnych aplikacji do zarządzania projektami. Może być wykorzystywana zarówno w małych jak i dużych zespołach.

5b224503-844a-4d0a-a986-d633505c863dKomunikacja w zespole. Slack to narzędzie do komunikacji za pomocą wiadomości w małych i dużych zespołach. To taki czat, w który żadne wiadomości nie giną ponieważ jest przystosowany do ich świetnej organizacji i wyszukiwania. Dopiero się dowiedziałam o tej aplikacji, więc jeszcze nie miałam okazji wykorzystać, ale wygląda rewelacyjnie.
Wersja bezpłatna umożliwia komunikację w małych zespołach. W dużych trzeba płacić. Jeszcze nie korzystałam.

Kontrola nad finansami

pobraneZarządzanie budżetem. Aplikacja jest teoretycznie przeznaczona do zarządzania budżetem domowym, ale tak naprawdę można ją wykorzystać dowolnie – każde konto i wydatek można opisać po swojemu. Ma dużo praktycznych funkcji, np. ściąganie informacji o wydatkach prosto z konta czy karty bankowej do aplikacji. Obsługę niektórych elementów uważam za trochę mało intuicyjną, ale można się nauczyć.
Bezpłatna (zarabia na reklamach), korzystałam, ale aktualnie już nie potrzebuję wsparcia aplikacji, więc nie korzystam.

Image result for cashflow24.pl logoZarządzanie budżetem firmowym. Program do planowania budżetu firmowego i domowego. Tworzy prognozy, analizy, przypomina o płatnościach i wpływach. Korzystanie z tego typu narzędzi to konieczność przy prowadzeniu firmy. Ta aplikacja jest chyba nowa bo znalazłam ją stosunkowo niedawno i nie miałam jeszcze okazji wypróbować.
Płatna po krótkim okresie próbnym. nie korzystam.

Image result for e-kilometrowka.pl logo

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Przydatne jeśli korzystasz z prywatnego samochodu w firmie. Aplikacja umożliwia prowadzenie rejestru kilometrów, wszystko oblicza oraz tworzy gotowe do wydruku dokumenty księgowe.
Płatna, ale niedroga. Nie korzystam i nigdy jej nie wypróbowałam niestety.

 Przechowywanie danych

Image result for dropbox logo

Przechowywanie danych w chmurze. Chyba najbardziej popularna opcja chmury danych, dostępna na wszystkie platformy. Częste kopie zapasowe, bardzo wiarygodna – trzymam w nim dane i zdjęcia już od ponad 4 lat. Bezpieczeństwo moich danych to dla mnie priorytet. Bezpłatnie otrzymujemy ograniczone miejsce, które możemy powiększyć dzięki poleceniom, lub wykupić wersję płatną. Korzystam na co dzień.


Jestem przekonana, że aplikacje, które ja znam i używam, to kropla w morzu dostępnych rozwiązań. Dlatego podziel się koniecznie swoimi najbardziej przydatnymi w biznesie i w pracy programami w komentarzach. Zapraszam Cię też do polubienia strony mojego bloga na FB – dzięki temu będziesz na bieżąco z moimi kolejnymi artykułami.

Olga Siekierska

fotka profilowa Olga kółko 222

Uwielbiam planować! Planuję nie tylko najbliższe zadania, listę zakupów, czy menu na nadchodzący tydzień. Ale także to, co będę robić za 5 lat, co powiem dzieciom jak skończą 18tkę i jakie książki przeczytam w przyszłym roku. Wszystkie te działania uważam za niesłychanie upraszczające życie.